Процес оренди офісу: важливий, але ризикований крок
Оренда офісу в Лодзі – вагомий етап у розбудові авторитету компанії. На візитівках більше не обов’язково вказувати домашню адресу чи реєстраційну ділянку, натомість з’являється престижна локація у впізнаваній точці в центрі міста. Проте винайняти офіс часто буває надзвичайно складно: припускаються багатьох помилок, за які згодом доводиться дорого платити. На що ж слід звертати увагу та які сюрпризи можуть чекати на орендаря?
Навіщо потрібен офіс?
Перше питання, на яке повинен відповісти кожен бізнес: навіщо компанії власний офісний простір? Ми вже присвячували окрему дискусію причинам, чому офіс необхідний або, навпаки, зайвий.
Локація офісу в Лодзі має вирішальне значення
Головний фактор для будь-якого офісу – це його розташування. У сфері нерухомості недарма повторюють правило трьох «L»: «location, location, location». Офіс, розташований незручно для керівництва, співробітників чи клієнтів, просто не виконає своїх функцій. Якщо дорога займає забагато часу, команда неохоче їздитиме на роботу. Витрати на пальне або години, проведені в лодзьких трамваях чи автобусах, формують роздратування та небажання працювати. Це загрожує втратою цінних фахівців або ж змусить піднімати зарплати, аби компенсувати незручності. Локація критична і для клієнтів: якщо добиратися важко, бажання приїжджати на зустрічі згасає, адже значно складніше узгодити час, коли партнер «випадково опиниться поблизу».
Локація зі зручним транспортним сполученням
Це безпосередньо впливає на швидкість погодження замовлень і тривалість проєктів через брак прямої комунікації. Обрати місце непросто. Легко сказати, що локація має бути бездоганною: у самому центрі зі зручним під’їздом. Проте в центрі більшість будівель не мають власного паркінгу, а орендні ставки вищі. До того ж доводиться стикатися із заторами, а стан старих кам’яниць часто розчаровує. Знайти приміщення та адаптувати його під потреби компанії – непросте завдання, яке вимагає часу та виважених рішень.
Оптимальна площа офісу – величина змінна
Розмір офісу має відповідати кількості людей, які регулярно користуються простором. Проте завжди слід пам’ятати: бізнес може як стрімко вирости, так і тимчасово оптимізувати штат. Справжнє мистецтво – обрати офіс із запасом під майбутні потреби. Компанії можуть зростати щомісяця, тоді як договори оренди офісу традиційно підписуються на кілька років. Через це бізнес, що розвивається, нерідко змушений переплачувати за надлишкові метри «на виріст», аби стіни не гальмували масштабування. Адже немає нічого гіршого, ніж втратити потенціал росту лише тому, що для нових співробітників забракло робочих столів в офісі.
Розмір офісу та креативність
Плануючи робочу площу, необхідно обов’язково закладати місце під переговорні кімнати. Важливі й ізольовані зони, куди можна зайти для телефонної розмови: дзвінки у відкритому залі відволікають колег, тож спеціальні капсули просто необхідні. Крім переговорних кімнат, слід подбати про лаунж-зону. Безперервна робота за одним і тим самим столом пригнічує креативність. Корисно періодично пройтися офісом і змінити обстановку – це часто допомагає поглянути на складне завдання під іншим кутом. Саме тому компанії шукають додаткові площі під зони відпочинку та повноцінну кухню. У більшості стандартних офісів є базовий кухонний куточок, але, за винятком бізнес-центрів класу А або якісних коворкінгів, він рідко виглядає презентабельно. А це має бути місце, де провідні фахівці залюбки проводять перерву чи генерують ідеї за кавою. З цих міркувань надійніше орендувати більший офіс, ніж здається на старті, хоча, як і з локацією, тут важливо зберігати баланс із бюджетом.
Класи офісних просторів
Якщо шукати простір найвищого стандарту, вибір зводиться до коворкінгів або бізнес-центрів класу А, які здають площі модульними блоками визначеного розміру, саме в них доведеться вписувати свій офіс. Найчастіше такі модулі в класі А стартують від 150 кв. м. Ключова перевага передових коворкінгів, таких як WeWork у Варшаві чи Co:spot у Лодзі, полягає у повній прозорості витрат. Уся допоміжна інфраструктура: переговорні кімнати, лаунж-зони, телефонні будки та кавові куточки – доступна навіть для команд з однієї людини. Це дозволяє отримати найвищий стандарт комфорту, заощадивши солідні кошти.
Меблювання офісу визначає якість роботи
Більшість офісних приміщень у Лодзі здаються без столів, крісел, шаф і тумб, тобто без базового оснащення. У бізнес-центрах класу А девелопер може запропонувати допомогу з підбором і закупівлею меблів за відповідною ціною. На офісних меблях заощаджувати не варто: меблювання з IKEA чудово служить удома за охайного ставлення, проте в офісі, у щоденному робочому вирі, ресурсу таких меблів вистачає ненадовго.
Приклади готових рішень
Зручним варіантом є офіси з готовим наповненням, як-от Mindspace у Варшаві чи Co:spot у Лодзі. Простір тут укомплектований якісними меблями, професійно підібраними оператором. У Co:spot базовий стандарт – це столи з натурального дерева, зокрема моделі з регулюванням висоти. Це комфорт, який допомагає цінувати ключових співробітників: працюючи стоячи або сидячи, вони змінюють положення тіла та заряджають команду продуктивністю.
Освітлення та його вплив на продуктивність
Світло – ще один критичний фактор, про який не можна забувати. Природне денне світло незамінне, але штучне освітлення також має бути вивіреним за якістю та колірною температурою. Дослідження доводять: у більшості офісів класу А та сучасних коворкінгах це питання вирішують архітектори ще на етапі проєктування. Натомість у приміщеннях класу B освітлення рідко буває збалансованим. Орендуючи такий офіс, доведеться закласти бюджет на заміну світильників, які триматимуть команду в тонусі. Тьмяне світло чи невдало підібраний спектр провокують сонливість, стимулюють вироблення мелатоніну та знижують концентрацію уваги.
Інтернет і доступ до світловоду
Стабільна мережа – базова гігієна бізнесу. Наявність світловоду в будівлі є обов’язковою умовою надійного зв’язку. До підписання договору варто з’ясувати, які оператори представлені в бізнес-центрі та чи мають вони власні виділені оптоволоконні лінії. Якщо серед них є провайдер, з яким ви вже співпрацюєте, договір часто можна просто перенести на нову адресу. Крім зовнішнього каналу, важлива й внутрішня мережа: команді з кількох людей вистачить стандартного роутера від провайдера, проте зі зростанням штату навантаження різко зростає. Мережа починає «просідати» й потребує складнішої інфраструктури та системного адміністрування. У коворкінгах про це думати не треба: там штатні спеціалісти стежать за з’єднанням у режимі 24/7. Утім, завжди корисно уточнити, чи є резервний канал на випадок аварії в основного постачальника.
Приховані та супутні платежі
Слід пам’ятати, що до орендної ставки за офіс додаються експлуатаційні та сервісні збори (service charge). До цього списку можуть додатися рахунки за лічильниками чи окремі послуги: інтернет, прибирання тощо. У сервісних офісах на кшталт Regus більшість цих пунктів уже включено в єдиний абонемент. Порівнюючи варіанти, важливо чітко перевіряти, що саме входить у тариф. Не скрізь у вартість закладено якісну зернову каву для команди та гостей або виділену оптоволоконну лінію (якщо коворкінг узагалі здатний її надати). У Co:spot, наприклад, окремий оптоволоконний канал до приватного офісу підключається за символічну доплату, так само прозоро тарифікуються пакети друку та години в переговорних кімнатах.
Принтер як джерело офісних історій
Оснащуючи офіс, не варто недооцінювати копіювальний апарат. Навіть якщо компанія дотримується екологічного підходу paperless, друкувати все одно доведеться. Вартість пристроїв варіюється від кількох сотень злотих за базові принтери до десятків тисяч за багатофункціональні офісні комплекси, які самі сортують і зшивають аркуші. Рахувати витрати слід на весь життєвий цикл техніки: дешеві моделі швидко виявляються дорожчими через дороге обслуговування та картриджі. До того ж принтер потрібно інтегрувати в мережу компанії. У теорії це просто, але на практиці, коли кількість користувачів зростає, починаються нескінченні збої: конфлікти драйверів, проблеми із сумісністю тощо. Офіс-менеджери можуть розповісти безліч історій про боротьбу з технікою. У сервісних офісах та коворкінгах цей тягар повністю знімається з орендаря.
Керування офісом: робота, яку не вийде робити «між іншим»
Коли офіс знайдено та облаштовано, постає завдання щоденного управління простором. Компанії, які раніше не мали окремого офісного приміщення, не підозрюють, скільки побутових питань доведеться вирішувати з перших же днів. Проблеми починають виникати вже з перших тижнів роботи, а то й ще до її початку. Найперша дилема – розсадження людей. Якщо бізнес вирішив будувати офіс з нуля, а не скористатися готовим рішенням, доводиться дипломатично вирішувати, хто де сидить. Думок зазвичай більше, ніж співробітників в офісі, і часом такі суперечки закінчуються образами й навіть звільненнями.
Комфортна температура
Щоб мінімізувати проблему з розміщенням, можна обирати якомога більш стандартні офіси з простими плануваннями. Вони не виділяють робочі місця між собою, тому ми маємо підібрати однакове обладнання, яке не створює розбіжностей між співробітниками. Тоді питання близькості до вікна, радіатора чи кондиціонера залишається вирішувати між членами команди. Це підводить нас до наступного завдання, яке має вирішити особа, на яку покладено управління офісом. В офісах завжди комусь занадто спекотно або занадто холодно. Причинами можуть бути різні уподобання або реальні проблеми з температурою. Ідеальна температура для роботи становить 20–22 градуси. Однак є люди, які, звикнувши до «кооперативної щедрості», виросли в приміщеннях з температурою 24–25 градусів, і їм буде zdecydowanie занадто холодно. Влітку виникатиме зворотна проблема, особливо коли в офісі немає кондиціонера. Хорошим рішенням є наявність кількох приміщень, у яких температуру можна регулювати на різних рівнях. Потрібно організувати це так, щоб люди могли обирати офіс відповідно до своїх уподобань.
Технічне обслуговування простору
Наступний пласт турбот – регулярне технічне обслуговування, ремонти та постачання розхідників. За законом Мерфі техніка виходить з ладу в найвідповідальніший момент. Відповідальному за офіс доведеться оперативно налагоджувати контакти із сантехніками, електриками та аварійними службами. В офісах раковини нерідко забиваються кавовою гущею, ламаються замки, закінчуються тонери, папір і канцелярське приладдя.
Пошук офіс-менеджера
Найкраща стратегія – делегувати ці процеси виділеному спеціалісту, аби власники та керівники не відволікалися від стратегічних цілей. Може здатися, що такі побутові дрібниці легко закривати мимохідь. Проте досвід ком’юніті-менеджерів Co:spot свідчить: розв’язання офісних негараздів здатне забрати весь робочий день. Для власника бізнесу втрата цілого дня на заміну картриджа чи виклик сантехніка коштує надто дорого.
Офіс як стратегічний актив компанії: Co:spot піклується про деталі
Робочий простір стратегічно важливий для компанії, її культури та внутрішніх процесів. Він може бути як візитівкою успіху, так і приводом для ніяковості. Це вагоме рішення, і офіс повинен працювати на капіталізацію бізнесу. У Co:spot команда професіоналів продумала кожну деталь і щодня піклується про те, аби команди резидентів могли спокійно розвиватися. Усі перелічені вище побутові й технічні завдання щодня вирішують ком’юніті-менеджери Co:spot. Ми беремо це на себе, щоб резиденти фокусувалися на бізнесі та творчості. А гості мають щиро захоплюватися простором, у якому працює команда Co:spot, часом навіть мріючи змінити компанію, аби стати частиною цього ком’юніті.
