Як заощадити на оренді офісу?
Оренда офісу поряд із фондом оплати праці нерідко стає однією з найвідчутніших статей витрат для компанії.Значною мірою це зумовлено формуванням молодої ринкової економіки в Польщі. Якщо у Великій Британії чи Німеччині оренда офісних площ становить відносно невелику частку витрат, а вибір офісу є радше питанням уподобань і престижу, то в Польщі ми ще не досягли цього рівня. Саме тому ця стаття стане дороговказом для компаній, які прагнуть оптимізувати свої офісні витрати.
«Найдешевше – не мати офісу взагалі»: найдорожче коштує те, чого не видно
Офіс – фундаментальний інструмент ведення бізнесу. Якщо компанія не до кінця усвідомлює, навіщо він потрібен, найкращий спосіб заощадити – взагалі не мати офісу. Без нього немає прямих витрат, і бюджет залишається недоторканим. Проте коли компанія чітко розуміє призначення офісного простору, стає очевидним: він має працювати на розвиток бізнесу. Якщо ви заощадите на офісі, але згодом витратите значно більше на підвищені зарплати через плинність кадрів, на нескінченний рекрутинг або втратите клієнтів через брак довіри до презентабельності компанії . Така «економія» виявиться суто теоретичною.
Тому найрозумніший спосіб заощадити на офісі – обрати простір, який точно відповідає реальним потребам компанії; інакше краще взагалі його не відкривати. Якщо ж рішення про оренду ухвалено, варто звернути увагу на кілька ключових факторів оптимізації.
Оптимальна площа офісу під ваші потреби
Найбільша економія досягається завдяки точному розрахунку кількості робочих місць і метражу офісу. Водночас це одне з найскладніших завдань, адже спрогнозувати потреби компанії на кілька років уперед практично неможливо. Сьогодні ринок змінюється настільки динамічно, що таке планування часто нагадує «ворожіння на кавовій гущі». Більшість бізнесів, побоюючись браку місця під час швидкого зростання, орендують офіси із запасом. Крім того, площу зазвичай закладають під пікове, стовідсоткове завантаження, якого в реальності майже ніколи немає: частина співробітників у відрядженнях, частина працює віддалено, хтось на лікарняному, а хтось віддає перевагу індивідуальному графіку. Виходом стають гнучкі договори, що дозволяють масштабувати робочі місця по мірі розширення штату. Co:spot пропонує опцію зростання бізнесу за принципом «робоче місце за робочим місцем». Це найраціональніший підхід.
Укладання довгострокового договору
У міру зростання економіки неминуче ростуть і ціни: попит на офіси зростає, рівень зарплат підвищується. Надійний спосіб зафіксувати ціну – підписати контракт на довший термін. Це дає бізнесу впевненість у тому, що інфляція та ринкові коливання не призведуть до раптового перегляду орендної ставки чи абонентської плати. З іншого боку, тривалий договір несе в собі ризики на випадок фінансових труднощів чи необхідності оптимізації штату. Розумним рішенням стає баланс: довгостроковий договір на базову частину площі під основне ядро команди та гнучкі короткострокові угоди на додаткові робочі місця. Це захищає від спаду, водночас гарантуючи безперебійну роботу основного бізнесу.
Відмовтеся від ремонту, щоб уникнути сюрпризів і втрати часу
Оренда недорогого офісу під косметичний ремонт на перший погляд здається вкрай вигідною. Але кожен, хто хоч раз купував житло «під ремонт», знає, чим це обертається. Спочатку виявляється, що просто перефарбувати стіни неможливо через сипучу штукатурку. Потім з’ясовується, що потрібно повністю міняти проводку. Стеля вимагає вирівнювання або встановлення підвісної системи на зразок Armstrong. Щойно процес запускається, підрядник зриває терміни, а компанія мала переїхати ще тиждень тому. Замість фокусу на продажах і стратегії керівник змушений занурюватися в тонкощі будівельних робіт, шукаючи дешевші матеріали – і втрачаючи в рази більше на упущеній вигоді власного бізнесу.
Орендуйте меблі замість купівлі, якщо є така змога
Придбання офісних меблів виглядає логічним кроком: співробітники користуватимуться ними роками, та й ціни в мас-маркеті начебто помірні. Проте амортизація та зношування відбуваються значно швидше, ніж очікується. Найдешевші меблі нерідко вимагають постійного та дорогого обслуговування. Якісні офісні крісла служать роками без ремонту фурнітури, а надійні столи з масиву дерева не сколюються під час перестановок чи активного користування. Оптимальний варіант – орендувати меблі разом із простором. Якщо ж бізнес-центр не надає такої послуги й меблі доводиться купувати, обов’язково закладайте їхню амортизацію в довгостроковий бюджет.
Оптимізуйте витрати на друк
Paperless-підхід (відмова від роздрукування листів, проєктів договорів і внутрішньої документації) заощаджує більше коштів, ніж будь-яка спроба економити папір під час друку. Якщо ж без друкованих копій у бізнес-процесах не обійтися, практичніше й вигідніше брати багатофункціональні пристрої в лізинг або оренду. Для невеликих команд це іноді буває складно, оскільки сервісні компанії неохоче обслуговують мікробізнеси. У такому разі компактний надійний принтер не створить значного фінансового навантаження.
Не намагайтеся економити на інтернеті
Для сучасного бізнесу якісний інтернет – як повітря. На батареї ноутбука без електроенергії можна спокійно протриматися кілька годин, але без мережі неможливо провести відеоконференцію з клієнтом чи надати спільний доступ до документації. Дрібні провайдери нерідко пропонують низькі тарифи, проте під час вибору варто звертати увагу не лише на симетричну швидкість (як download, так і upload), але й на стабільність каналу та швидкість реакції служби підтримки в разі аварій. До прикладу, Co:spot, організовуючи мережеву інфраструктуру в будівлі, забезпечує не лише постійний IT-супровід, а й підключення кількох незалежних оптоволоконних ліній від різних операторів на випадок збою в одного з них. Для невеликих компаній це часто недосяжна розкіш, проте надійність зв’язку має залишатися в пріоритеті.
Не купуйте та не будуйте власний офіс
Найменш економічно доцільним кроком є купівля чи будівництво власної офісної будівлі. Окрім іміджевого аспекту, такий крок заморожує колосальний капітал і несе в собі значні супутні витрати. Про це добре відомо інвестиційним фондам, які професійно займаються комерційною нерухомістю. Власний офіс не лише позбавляє бізнес гнучкості у зміні метражу, але й створює високі альтернативні втрати власного капіталу, який міг би працювати на масштабування компанії. Варто поглянути на глобальних лідерів ринку: майже всі вони працюють у довгостроково орендованих площах, сервісних офісах або коворкінгах. Якщо ви плануєте оптимізувати витрати на робочий простір, не відмовляючись від його переваг, зверніть увагу на пропозиції Co:spot. Чимало прогресивних компаній обирають саме цю модель зростання завдяки розвиненій інфраструктурі та сервісам Co:spot. І суто з економічного погляду Co:spot – це справді вигідно.
Джерело фото: https://intelidom.pl/2017/05/23/oszczedzanie-w-inteligentnym-domu/
