Porządek w biurze , czy kreatywny chaos ?
Nie ważne czy pracujesz w małej firmie czy dużej korporacji, wynajmujesz biuro jednoosobowe czy coworking, czy w swoim biurze codziennie przyjmujesz klientów, czy zwykle przebywasz tam sam. Porządek w biurze jest świadectwem Twojej pracy . Może ten artykuł skłoni Cię do przyjrzenia się otoczeniu w jakim pracujesz ,refleksji, czy jego stan sprzyja a może utrudnia organizację codziennych obowiązków.
Bałagan w biurze to strata czasu?
Według analizy Konica Minolta pracownicy biurowi w skali roku tracą około 65 godzin pracy na poszukiwaniach w biurze rzeczy, niezbędnych do wykonania powierzonych im obowiązków. Z pośród badanych osób 66% przyznało, że zwykle traci czas na szukanie dokumentów, które powinny znajdować się na biurku . Natomiast 56 % badanych wskazało problem odnalezienia dokumentów w swoim komputerze jako główną przyczynę zmniejszonej produktywności w pracy.
Czy twoje biuro zachęca do pracy ?
A może twój poranek w pracy wygląda następująco: wypoczęty, uśmiechnięty wchodzisz do swojego biura z kubkiem aromatycznej kawy,. W głowie kreuje się już nowy pomysł i chcesz go szybko zapisać a tu nagle Twoim oczom ukazuje się obraz. Nie zarchiwizowane dokumenty, niepoukładane faktury z zeszłego miesiąca, 2 kolejne kubki po wczorajszej kawie i zaczynasz nerwowo zastanawiać się gdzie jest notatnik albo coś do pisania ? Czy Twój zapał do pracy dalej utrzymuje się na tym samym poziomie?
Chaos kontrolowany ?
Niektórzy powiedzą – „nie przeszkadza mi to , panuję nad tym” albo „nie mam czasu, biegam ze spotkania na spotkanie”. Sytuacja może zrobić się problematyczna, gdy w biurze nie pracujesz sam. A Twoje zamiłowanie do kreatywnego chaosu zacznie przeszkadzać współpracownikom a przecież wypadałoby okazać im odrobinę szacunku i zrozumienia. Szczególnie gdy dla nich porządek w biurze to istotna kwestia.
Jak Cię widzą tak oceniają Twoją pracę
A co pomyśli potencjalny klient, gdy zobaczy otoczenie w jakim pracujesz . Mimo szczerego zainteresowania Twoją usługą czy produktem może poczuć wątpliwości, czemu ? A co jeśli projektami, ludźmi, sprzedażą zarządzasz tak, jak porządkiem na swoim biurku ?
Zamknij oczy, czy wiesz gdzie co masz w biurze ?
Pewnie nie ale spokojnie, większość osób nie wie gdzie w jego biurze znajdują się rzeczy, których nie używa codziennie. A teraz wyobraź sobie , jesteś na urlopie. Zastępuje Cię w pracy koleżanka. Musisz jej wytłumaczyć przez telefon jak odnaleźć w Twoim biurze dokumenty kontrahenta, którego ma przejąć pod Twoja nieobecność.
Biuro serwisowane -praktyczne rozwiązanie ?
A może jesteś w uprzywilejowanej sytuacji i korzystasz z biura serwisowanego i obsługę sprzątającą masz zapewnioną ? W porządku, pytanie jednak czy codziennie ? Pamiętaj , że Twoje stanowisko pracy może mieć wpływ na wizerunek Twojego operatora, szczególnie gdy przestrzenie biurowe oddzielone są przeszkleniami. Administrator powierzchni prezentując biuro potencjalnemu najemcy często nie zdoła w takiej sytuacji przejść obojętnie, obok bałaganu jaki stworzyłeś w swoim biurze i jaki zapewne, zrobił niekorzystne wrażenie na innych.
Jak zorganizować porządek w biurze ?
Kilka prostych rad jak zadbać o porządek w biurze :
- archiwizuj dokumenty, odkładaj je w odpowiednie teczki, segregatory najlepiej opisane, korzystaj z organizerów i dodatkowych półek.
- digitalizuj dokumenty w miarę możliwości , zrób porządek na pulpicie swojego komputera.
- na biurku trzymaj rzeczy niezbędne ( tzn. komputer, telefon, notatnik, przybornik z rzeczami do pisania ). Kwiaty, zdjęcia bliskich, pocztówki z wakacji to miły akcent ale nie przesadzaj z ich ilością. Pamiętaj, że takie drobiazgi przykuwają Twój wzrok i rozpraszają .
- zamykaj dzień pracy uporządkowaniem biura,
- pamiętaj również o pewnej kulturze korzystania z przestrzeni wspólnych, zapewne są osoby odpowiedzialne za utrzymanie w nich czystości ale czasem drobne gesty, takie jak odstawienie kubka po kawie do zmywarki pozwoli innym swobodnie i bezpiecznie korzystać z tej strefy.
https://www.forbes.pl/kariera/metoda-5s-w-biurze-japonskie-sposoby-na-porzadek-i-efektywnosc/y58bzkr
