Wybierając biuro w Warszawie, łatwo zacząć od porównania ceny za metr kwadratowy. Tyle że sama stawka najmu mówi niewiele o tym, ile firma rzeczywiście wyda na swoje miejsce pracy. Do czynszu mogą dojść koszty wyposażenia, internetu, mediów, sprzątania, obsługi technicznej czy sal konferencyjnych. Dochodzi też mniej oczywisty koszt: czas potrzebny na organizowanie tego wszystkiego.
Dlatego biuro serwisowane w Warszawie i tradycyjny najem warto porównywać szerzej. W niektórych przypadkach własna powierzchnia wynajęta na kilka lat będzie uzasadniona. W innych bardziej opłacalne okaże się gotowe biuro, do którego zespół może po prostu przyjść i zacząć pracować.
Tradycyjny najem biura – płacisz nie tylko za powierzchnię
Klasyczny model daje dużą swobodę aranżacji. Firma może stworzyć przestrzeń od podstaw, wybrać meble, zaplanować sale spotkań i dopasować wystrój do identyfikacji marki. Ma to sens szczególnie w przypadku organizacji, które potrzebują dużej powierzchni i są w stanie stosunkowo dokładnie przewidzieć swoje potrzeby na kolejne lata.
Trzeba jednak spojrzeć na cały rachunek.
Poza czynszem i opłatami eksploatacyjnymi pojawiają się wydatki związane z przygotowaniem biura. Potrzebne są meble, szybki internet, wyposażenie kuchni, drukarka, środki czystości czy bieżący serwis. Ktoś musi też zajmować się umowami z dostawcami, awariami i codzienną organizacją przestrzeni.
Problem pojawia się również wtedy, gdy zmienia się wielkość zespołu. Biuro zaplanowane dla 15 osób może okazać się za małe po dużej rekrutacji albo zdecydowanie za duże po przejściu firmy na pracę hybrydową.
Co właściwie obejmuje biuro serwisowane?
W biurze serwisowanym firma nie wynajmuje pustych metrów kwadratowych. Otrzymuje przygotowane stanowiska oraz zaplecze potrzebne do codziennego działania.
W warszawskim Co:Spocie przy ul. Rzymowskiego 34 dostępne są m.in. prywatne biura, biurka dedykowane i przestrzeń coworkingowa. Na miejscu działa recepcja, a użytkownicy mają dostęp do szybkiego internetu, sprzętu biurowego, kuchni, stref wspólnych oraz sal spotkań i konferencyjnych. Członkowie mogą korzystać z przestrzeni przez całą dobę.
To zmienia sposób liczenia kosztów. Zamiast osobno organizować internet, urządzenia, wyposażenie i obsługę biura, wiele elementów codziennego funkcjonowania otrzymujemy w ramach jednej usługi.
Biuro serwisowane a tradycyjne – gdzie kryją się różnice w kosztach?
Załóżmy, że firma potrzebuje przestrzeni dla kilku pracowników. Przy klasycznym najmie musi znaleźć odpowiedni lokal, wyposażyć go i przygotować do pracy. Jeśli za kilka miesięcy zatrudnienie wzrośnie albo część zespołu przejdzie na home office, pierwotne założenia mogą szybko się zdezaktualizować.
W modelu serwisowanym znaczna część kosztów początkowych znika. Firma nie musi kupować mebli czy urządzać od podstaw zaplecza biurowego. Ogranicza też liczbę spraw administracyjnych związanych z prowadzeniem biura.
Dlatego przy porównywaniu ofert warto patrzeć na całkowity koszt użytkowania przestrzeni, a nie wyłącznie wysokość miesięcznego czynszu.
Kiedy biuro serwisowane w Warszawie opłaca się najbardziej?
Nie każda firma potrzebuje elastycznego biura. Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia kilkadziesiąt osób, planuje pozostać w jednej lokalizacji przez wiele lat i chce stworzyć przestrzeń całkowicie według własnego projektu, tradycyjny najem może być racjonalnym rozwiązaniem.
Biuro serwisowane jest szczególnie interesujące dla firm, które:
- otwierają oddział w Warszawie i chcą ograniczyć koszty początkowe,
- mają kilku- lub kilkunastoosobowy zespół,
- dynamicznie zatrudniają i trudno im przewidzieć docelową liczbę pracowników,
- pracują hybrydowo,
- realizują czasowy projekt w stolicy,
- nie chcą zajmować się samodzielną obsługą powierzchni biurowej.
W takich sytuacjach wartością jest nie tylko samo miejsce do pracy, ale również możliwość ograniczenia liczby zobowiązań i obowiązków związanych z utrzymywaniem własnego biura.
Wynajem biura serwisowanego w Warszawie. Lokalizacja też ma swoją wartość
W Warszawie wybór biura wpływa również na codzienne dojazdy pracowników i spotkania z klientami. Co:Spot Warszawa znajduje się przy ul. Rzymowskiego 34 na Mokotowie, w pobliżu biznesowej części dzielnicy. Lokalizacja zapewnia dostęp do komunikacji miejskiej, a w okolicy znajdują się restauracje, kawiarnie, usługi i infrastruktura potrzebna na co dzień.
Dla firmy oznacza to możliwość korzystania z profesjonalnej przestrzeni bez konieczności samodzielnego tworzenia całego zaplecza.
Co więc bardziej się opłaca – najem przestrzeni czy biuro serwisowane w Warszawie?
Nie ma jednej odpowiedzi dla każdej organizacji. Przy stabilnym zatrudnieniu, dużej powierzchni i perspektywie wieloletniego użytkowania tradycyjny najem biura może mieć ekonomiczne uzasadnienie.
Jeżeli jednak priorytetem są elastyczność, szybkie rozpoczęcie pracy i ograniczenie kosztów związanych z organizacją własnego biura, warto policzyć wariant serwisowany.
W Co:Spot firma może korzystać z gotowej infrastruktury, prywatnych biur, biurek dedykowanych i przestrzeni wspólnych. Nie trzeba zaczynać od pustego lokalu i listy rzeczy do kupienia. Można zacząć od tego, co w biznesie ważniejsze – od pracy.
