Co:spot як офісне рішення: як порахувати різницю між сервісним і традиційним офісом?
Рішення від Co:spot значно вигідніші за традиційний офіс. Ця стаття допоможе керівникам з аналітичним складом розуму детально розібратися, за рахунок чого виникає така різниця.
Це наочно демонструє графік ліворуч. У лівій частині графіка розташовані 3 стовпчики синього кольору – це місячна вартість абонемента. Пунктирна частина стовпчика показує розмір економії для трьох різних форматів Co:spot (коворкінг, закріплене робоче місце та приватний офіс) порівняно з класичним офісом аналогічного класу. У правій частині відображено повні сукупні витрати на оренду, умеблювання та щоденне обслуговування трьох варіантів традиційного офісу.
Розрахунок наведено для команди з 10 осіб. Далі ми покажемо, як чисельність персоналу впливає на середні витрати в перерахунку на одного співробітника (вони знижуються зі зростанням площі завдяки ефекту масштабу).
Нижче на графіках показано таку саму динаміку для команд на 5, 10 та 20 осіб. З них чітко видно: що менша команда, то вигіднішим стає Co:spot. Утім, за будь-якого розміру штату сукупні витрати на Co:spot виявляються нижчими за повну вартість традиційного офісу аналогічного класу – і нерідко навіть дешевше за площі відчутно нижчого ґатунку.
Хочеш побачити, як ми це робимо в Co:spot? Маєш запитання?
Щоб об’єктивно оцінити класичну оренду, потрібно розуміти, з чого насправді складаються витрати на неї.
У статті ми розкладаємо офісні витрати від очевидних до прихованих, які зазвичай «ховаються» на різних бухгалтерських рахунках і напряму не відносяться до графи «оренда офісу».
Ми зіставляємо три сценарії: від максимально бюджетного (розташованого далеко від центру) до преміального, що відповідає високим стандартам якості Co:spot. У цьому матеріалі ми застосували максимально консервативний підхід до розрахунків: Co:spot виходить дешевшим навіть тоді, коли базові витрати на традиційне приміщення закладені за заниженими ставками.
Також ми прямо відповідаємо на запитання: завдяки чому Co:spot коштує так вигідно і в чому «підступ»?
Вибір офісного приміщення багато в чому нагадує покупку автомобіля. На ринку представлено безліч марок авто; кожна марка має лінійку моделей, а кожна модель – власні комплектації.
Різниця між сервісною платформою Co:spot і типовим приміщенням схожа на поїздку з персональним водієм. Власний автомобіль потрібно не лише купити, але й регулярно ремонтувати, мити та самостійно сидіти за кермом замість того, щоб спокійно працювати чи відпочивати під час поїздки. Тому для коректного порівняння важливо брати авто одного класу: у першому варіанті машиною керує, заправляє та обслуговує професійний водій, а в другому – усі витрати й турботи несе сам власник.
Кожен складник має власну шкалу цін – від мінімальної до максимальної. Як і з оббивкою салону: вона може бути тканинною, з екошкіри або з натуральної шкіри. Це суттєво ускладнює зіставлення сукупних витрат.
Щоб точно вирахувати повну собівартість традиційної оренди, було змодельовано 3 сценарії:
Розрахунковий варіант «Найдешевший» – орендувати офіс у Лодзі
Цей варіант сумує всі статті витрат за нижньою межею ринкових цін. Він змодельований для тих компаній, які нерідко переконують себе, ніби додаткових зборів не існує, а альтернативні витрати до уваги брати не варто. Для максимально консервативного розрахунку ми свідомо винесли ці приховані статті за дужки.
Це оренда класичного офісу в Лодзі за найнижчими цінами за квадратний метр, де орендодавець не виставляє значних експлуатаційних зборів і частково «дотує простір», підтримуючи невисокий стандарт приміщень класу B/C.
Витрати на умеблювання звели до абсолютного мінімуму (припускаючи, що приміщення орендується в стані saute). Витрати на обслуговування також суттєво урізали – виходячи з того, що побутовими питаннями опікуються керівник або самі співробітники паралельно зі своїми звичними обов’язками, а їхні альтернативні витрати робочого часу вкрай низькі або взагалі нульові.
Розрахунковий варіант «Середній» – оренда офісу в Лодзі
Це помірний сценарій, що оцінює витрати на офіс класу B у Лодзі з реалістичними бюджетами на вмеблювання та щоденне адміністрування. Цей варіант досить близький до найдешевшого, адже типова компанія під час оренди в Лодзі намагається заплатити «якнайменше». Утім, для цього розрахунку ми не стали заплющувати очі на очевидні речі й чесно включили всі супутні витрати.
Розрахунковий варіант «Люкс» – оренда офісу в Лодзі
Преміальний сценарій розглядає висококласний офіс, рівень якого повністю відповідає стандартам сервісного офісу Co:spot.
Складові вартості «традиційної» оренди
Базова вартість оренди площі
Оренда класичного комерційного приміщення в Лодзі чи інших містах завжди рахується за квадратний метр. Зазвичай норматив становить приблизно 10 м2 на людину з урахуванням коридорів, проходів, санвузлів та іншої спільної площі.
Ставка суттєво різниться залежно від локації, класу бізнес-центру та тривалості контракту. Для різних сценаріїв закладаються показники від класу B/C до класу A в Лодзі. Це середні значення, що мають власну статистичну варіативність: стандартне відхилення для відповідного класу не перевищує 4 PLN/м2. Це вказує на відносну стабільність ринку, де практично немає «чарівних» наддешевих пропозицій, а є лише об’єкти з різними вихідними параметрами.
Базова орендна ставка
Головна складова оренди – базовий чинш. Цей платіж здебільшого покриває кредитні зобов’язання орендодавця на зведення будівлі, а також витрати інвестора на амортизацію нерухомості. Базова ставка коливається від 20 PLN/м2 до 14 EUR/м2.
Коефіцієнт спільних площ
У більшості випадків корисна площа кабінету не дорівнює площі, закріпленій за договором оренди. Причина – наявність широких коридорів, сходових клітин, ліфтових холів, санвузлів, рецепцій та зон очікування. Усі ці спільні зони власник також зобов’язаний обслуговувати й фінансувати. Через це в традиційній оренді до корисної площі приміщення завжди додається коефіцієнт спільних площ, виражений у відсотках від площі, яку безпосередньо займає компанія.
Цей показник зазвичай становить від 10% до 40% залежно від поверховості, планування будівлі та методики нарахування, прийнятої адміністрацією.
Експлуатаційні витрати
Окремий платіж, що покриває прямі витрати на управління нерухомістю.
Сюди часто входить місцевий податок на нерухомість (який для Лодзі під комерційні приміщення становив 2,07 PLN), а також витрати на керуючу компанію, зовнішнє освітлення будівлі, господарські роботи на прилеглій території, догляд за озелененням і прибирання снігу взимку. Загалом платіж service charge коливається в межах 4–8 PLN/м2
Комунальні платежі
Склад комунальних витрат знайомий кожному з житлового сектору: опалення, газ, водопостачання, водовідведення, вивіз сміття, електроенергія. Тарифи на ці послуги стабільно зростають з року в рік, і орендар зобов’язаний закладати їх у бюджет. Середній розрахунковий рівень комуналки становить 8–15 PLN/м2 плюс прямі показники лічильника електроенергії.
Вартість невикористаної площі
Більшість керівників переконані, що зможуть ідеально розрахувати метраж під потреби команди з першого разу. Проте життя вносить корективи. Бізнес живе, динамічно змінює структуру, оптимізує графіки – і потреба в просторі постійно коливається, через що квадратні метри простоюють порожніми.
Коефіцієнт втрат через надлишкову або нееластичну площу коливається в межах 10–30%.
У нашому блозі є детальний матеріал про те, звідки береться ціна нееластичності в класичній оренді та як резиденти сервісних офісів Co:spot повністю оптимізували цей рядок витрат.
Облаштування офісу під оренду
Питання вмеблювання та оснащення викликає чимало суперечок і вимагає глибокого планування. Його реальну собівартість вираховують на основі бюджету на закупівлю з обов’язковим додаванням амортизації обладнання, меблів та оздоблення. Строк амортизації безпосередньо визначає частку витрат, що списується в щомісячному розрізі.
У наших розрахунках ми взяли стандартний термін амортизації в 5 років (що відповідає середній тривалості банківських договорів лізингу) та застосували вкрай консервативне припущення про нульову вартість фінансування. Тобто так, ніби компанія оплатила все з власних коштів, а альтернативними витратами капіталу була мізерна дохідність банківських депозитів у PKO чи mBank (0,1% або 0,01% річних).
Меблі
Офіс можна облаштувати меблями від найдешевшого пластику з IKEA до виробів із червоного дерева. У нашому випадку для найдешевшого варіанта ми обрали «пластикові» моделі з IKEA: трапляються власники компаній, які взагалі не звертають уваги на якість меблів, якими користується команда. У преміальній опції ми не брали до уваги махагоні, а натомість зосередилися на ергономічному оснащенні офісу зі зручними анатомічними кріслами та столами з електрорегулюванням висоти для роботи сидячи й стоячи.
Оздоблення приміщення
Аналогічно до ситуації з меблями, є офіси, де орендодавець не вклав жодної копійки навіть у свіжу фарбу чи базовий косметичний ремонт. Там немає жодної картини, постерів, жалюзі чи бодай однієї живої рослини. Саме тому для найдешевшого варіанта цю статтю витрат оцінено в нуль. Для помірного та преміального рівнів закладається від 100 до 500 PLN/м2 із розрахунком помісячної амортизації.
Оснащення та техніка
Аби функціонувати належним чином, офіс повинен мати базове технічне забезпечення – навіть якщо це найдешевший б/в принтер, викуплений на OLX в компанії, що закрилася. Крім того, приміщення можна обладнати структурованою кабельною IT-мережею, вентиляцією, кондиціонерами, зерновою кавомашиною, якісним мультимедійним аудіо- та відеообладнанням для переговорних кімнат або сучасною кухнею. Розрахункові показники становили від 1 000 PLN для найдешевшого офісу та 10 000 PLN для помірного до 100 000 PLN для преміального формату.
Витрати на обслуговування класичного офісу в Лодзі
Офіс сам себе не прибере й не забезпечить усім необхідним. Цим може у вільний час займатися власник бізнесу або хтось зі співробітників, проте реальні витрати існують завжди – нехай навіть у вигляді альтернативної вартості втраченого робочого часу. Їх необхідно враховувати. У найдешевшому варіанті ці витрати урізані до абсолютного мінімуму. У помірному та преміальному сценаріях вони значно ближчі до реальних офісних буднів. Утім, чимало компаній воліють удавати, ніби цих витрат просто немає: у бухгалтерії їх часто списують на інші статті та рідко зіставляють разом із прямою орендою.
Клімат-контроль та кондиціонування в офісі
У найдешевшому варіанті ці витрати дорівнюють нулю. Для середнього та люксового сценаріїв вони становлять від 500 до 1 000 PLN на місяць. Здебільшого це витрати на електроенергію для живлення систем, періодичне сервісне обслуговування, антибактеріальну та протигрибкову дезінфекцію повітропроводів, перевірку герметичності й ремонтні роботи, необхідні для того, аби кондиціонери працювали справно та не поширювали бактерії серед команди.
Клінінг приміщення
Витрати на прибирання безпосередньо залежать від санітарного стану, у якому утримується простір. Залежно від обраного варіанта (від економного до люксового) закладається менше ніж 1 година прибирання на тиждень для кабінету на 6 осіб, 1,5 години або 3 години. Погодинні ставки взято за мінімальною планкою ринку – 20 PLN/год.
Друк
В епоху суцільної цифровізації ця стаття не надто велика, проте вона неминуче присутня: сервіс принтерів, картриджі, тонер і папір мають свою ціну. Для максимальної консервативності розрахунку ми заклали вкрай низьку цифру – із припущенням, що компанія друкує лише епізодично, а власної оргтехніки практично не тримає.
IT-інфраструктура та мережа в офісі
Для багатьох офісна IT-мережа зводиться до базового абонентського платежу в оператора Orange, до якого роутер, невеликий комутатор і точка доступу Wi-Fi додаються у комплекті. Тому в економічній версії закладено скромні 50 PLN на місяць. Для середнього та преміального варіантів враховано базове системне адміністрування для безперебійної роботи мережі.
Управління офісом: office manager, рецепція та зустріч гостей
В економічному сценарії ми повністю проігнорували цей пункт: в офісі немає бюджету на чай, каву чи печиво, а обслуговування нульове, адже співробітники купують усе за власні кошти. Витрати на адміністрування тут також прирівняні до нуля, хоча альтернативна вартість існує завжди: більшість тих, хто обирає формат «якнайдешевше», навіть не замислюється, на що можна витратити вільний час замість постійного вирішення побутових негараздів та чергування на рецепції. Аби зберегти методику підрахунку найдешевшого варіанта, тут зафіксовано 0 PLN. Для середнього варіанта закладено фонд оплати однієї повної ставки менеджера (із податками, ZUS, PIT роботодавця), а для преміального – двох штатних фахівців.
Інші витрати, пов’язані з орендою офісу
Для консервативного розрахунку ми навмисно винесли ці пункти за дужки, адже більшість підприємців щиро сподіваються, що ці витрати «не існують». Тому припустимо, що їх дійсно «немає».
Інші непередбачені витрати:
Час, витрачений на розв’язання побутових проблем
Більшість керівників вважають, що в них проблем немає, тож вартість має бути нульовою. Саме такий показник і прийнято в цьому порівнянні.
Ціна підвищеної плинності кадрів, тривалого й дорожчого рекрутингу
Цей параметр важко виміряти в точних цифрах безпосередньо в моменті, тому в розрахунку закладено нуль.
Витрати на організацію тімбілдінгів та корпоративних подій
Чимало фірм взагалі відмовляються від внутрішніх івентів, вважаючи їх зайвими, тому для кожного сценарію прийнято показник нуль.
Послуги юристів та комісії брокерів з нерухомості
Так, це витрати, про які часто забувають, тому для чистоти порівняння ми вирішили порахувати їх за нульовою ставкою ;-)
Як сервісному офісу Co:spot вдається пропонувати місячний абонемент дешевше за самостійну класичну оренду?
- Масштаб екосистеми Co:spot: завдяки значній площі та кількості резидентів постійні операційні витрати ефективно розподіляються на велику спільноту.
- Ефективне зонування та управління простором: конференц-зали й переговорні кімнати приносять користь у години, коли робочі зони закриті – у вихідні дні та у вечірній час.
- Продумане інженерне проектування: грамотний підбір будівлі з ергономічним та раціональним плануванням.
- Чесна економіка просторів: якщо бути відвертими, Co:spot та інші подібні центри часто свідомо стримують маржинальність заради розвитку екосистеми попри загальний ажіотаж навколо коворкінгів – варто лише згадати банкрутства та закриття операторів у всьому світі, від глобального WeWork до локальних коворкінгів у містах Польщі.
Інші корисні матеріали за цією темою
У попередній статті ми детально розібрали практичні способи оптимізації витрат: Як заощадити на оренді офісу.Також рекомендуємо прочитати наш матеріал про фінансові тонкощі пошуку комерційних площ: Оренда офісу в Лодзі: як знайти ідеальне приміщення та заощадити бюджет.
