Co:Spot, 12 czerwca 2019
Ukryte koszty najmu biura – jak zaoszczędzić na wynajmie biura w Łodzi?
Jednym z najistotniejszych czynników przy wyborze biura na wynajem w Łodzi jest oczywiście cena najmu.
Jednak na cenie najmu koszty biura się nie kończą. Ba, zdarza się, że koszty ukryte najmu (koszty zarządzania, wyposażenia, koszty stałe mediów, koszty napraw etc.) wielokrotnie przekraczają koszty samego najmu – o czym często zapominają właściciele firm przy wyborze biura.
Zobaczmy, z jakimi kosztami ukrytymi musi liczyć się właściciel firmy, która zatrudnia 20 osób – w zależności od typu i klasy biura.
Ceny najmu biura w Łodzi
Ceny najmu biura w przeliczeniu na metr kwadratowy to zwykle główny czynnik na który zwracają uwagę przedsiębiorcy.
Koszty wynajęcia biura w Łodzi zależą od klasy, umeblowania i lokalizacji – i wahają się od kilkunastu do nawet 100 zł za metr kwadratowy.
| Biura klasy B (w budynkach o bardzo podstawowym standardzie wykończenia i wyposażenia, nieumeblowane) | Źródło: https://www.bazabiur.pl/biura-do-wynajecia-lodz.html
Za biuro dla 20 osób w Łodzi (klasa B, ok. 200 mkw) zapłacimy wobec tego ok 9225 zł BRUTTO. |
| Biura klasy A (podwyższony standard wykończenia i wyposażenia, recepcja) | Źródło: https://cospot.pl/
|
| Biuro serwisowane klasy A (najwyższy standard, pełne wyposażenie i wszystkie media w cenie, kawa, recepcja, obsługa office managera, concierge): | Źródło: https://cospot.pl/
|
Ukryte koszty najmu biura
| 20 biurek do pracy | min 699 zł (IKEA) x 20 | 13,980 zł BRUTTO |
| 20 krzeseł biurowych | min 599 zł (IKEA) x 20 | 11,980 zł BRUTTO |
| 20 komód na dokumenty pod biurko | min 249 zł (IKEA) x 20 | 4,980 zł BRUTTO |
| 5 regałów na dokumenty | min 219 zł (IKEA) x 5 | 1095 zł BRUTTO |
| Tablice suchościeralne, kosze na śmieci, dekoracje | 1000 zł | |
| Koszty przywiezienia i montażu | Ikea – 15% ceny zakupu | 4955 zł BRUTTO |
| Ekspres do kawy | min 1715 zł BRUTTO (Media Ekspert) | |
| Urządzenie wielofunkcyjne biurowe (Drukarka, kserokopiarka, skaner) | 1790 zł BRUTTO (Kserokopiarki.pl) x 2 | 3,580 zł BRUTTO |
| Czajnik, naczynia, sztućce, pojemniki na mydło, papier, ręczniki etc. | 2000 zł BRUTTO | |
| Lodówka | 1547 zł BRUTTO | |
| Zmywarka | 849 zł BRUTTO | |
| Mikrofalówka | 399 zł BRUTTO | |
| Klimatyzacja / wentylator | 1739 zł BRUTTO | |
| RAZEM | 48,101 zł BRUTTO |
Całkowity koszt wyposażenia biura w Łodzi dla 20 osób to co najmniej 48,101 zł BRUTTO.
Oprócz kosztów najmu i wyposażenia biura, musimy także uwzględnić szereg ukrytych kosztów, które nie mieszczą się w cenie najmu:
- Media (prąd, woda, gaz, podatki)
- Ubezpieczenie
- Internet, telefon
- Artykuły biurowe (papier, toner)
- Kawa, woda, napoje
- Art. higieniczne (papier toaletowy, mydło, ręczniki papierowe, zmywaki, płyn do mycia naczyń)
- Sprzątanie biura w Łodzi,
- Parking – zależne od nieruchomości i ilości samochodów
Szacunkowe miesięczne koszty stałe dla biura na 20 osób (200 mkw) – 8,140 zł
Koszty incydentalne
Do ostatecznego kosztu najmu biura w Łodzi musimy jeszcze dodać koszty incydentalne:
- Koszty napraw sprzętów i mebli
- Ceny amortyzacji, zużycia i wymiany sprzętów, urządzeń i mebli
- Koszty awarii i utrzymania instalacji
- Nieplanowane koszty dodatkowego zużycia, sprzątania etc.
Szacunkowy koszt napraw w biurze w Łodzi: 1000 zł miesięcznie
Koszty alternatywne
Źródło: https://wynagrodzenia.pl/moja-placa/ile-zarabia-kierownik-biura-office-manager
Kolejnym wydatkiem do uwzględnienia przy wyborze biura na wynajem są koszty alternatywne – przede wszystkim czasu poświęconego na zarządzanie biurem.
Zakup mebli i sprzętów, montaż, sprzątanie, obsługa i naprawa urządzeń, uzupełnianie zapasów kawy, artykułów higienicznych czy biurowych – to wszystko zajmuje bardzo dużo czasu. Większość właścicieli firm nie może sobie pozwolić na samodzielne zarządzanie biurem. Dlatego dla większości konieczne będzie zatrudnienie office managera.
Wg. Portalu wynagrodzenia.pl średnia pensja office managera w lutym 2019 r. wyniosła w Polsce 5250 zł BRUTTO.
Oznacza to, że koszt wynajmu biura dla 20 osób w Łodzi, powiększony o wszystkie koszty incydentalne i wynagrodzenie office managera dochodzi już do 23,518 zł miesięcznie BRUTTO!
Design ma znaczenie! - Aranżacja biura w Łodzi
Koszty ukryte nieumeblowanego biura nie kończą się jednak na kosztach zatrudnienia office managera.
Często wystrój „taniego” biura jest po prostu nie do zaakceptowania i od razu musimy zabrać się do poważnego remontu:
Źródło: https://www.otodom.pl/oferta/lokal-biurowy-scisle-centrum-lodzi-piotrkowska-ID3YrBi.html#d0577c4e5d
Brudne ściany, poplamione wykładziny, zakurzone kasetony i rolety oraz brzydkie i nieekonomiczne jarzeniówki – to wciąż często standard w Łódzkich biurowcach.
Skoro wystrój biura jest „wizytówką firmy” – zarówno dla klientów, inwestorów jak i potencjalnych pracowników – nie możemy pozwolić, by nasza firma traciła reputację przez fatalny wystrój biura. Dlatego zaczynamy remont…
Koszt projektu biura w Łodzi będzie nas kosztował u architekta wnętrz co najmniej 3000-5000 zł, zaś sam koszt remontu biura: ok. 1000 zł/ m2. Przy powierzchni 200 m2 – aż 200,000 zł!
Podsumowanie kosztów ukrytych najmu biura
Ile zatem (łącznie z kosztami ukrytymi) będzie nas kosztował wynajem biura w Łodzi dla 20-osobowego zespołu?
Podsumujmy:
| Koszty ukryte biura / mc | Biuro dla 20 osób w Łodzi | |
| Cena najmu | 9225 zł BRUTTO | |
| Koszty ukryte (wyposażenie) | 48,101 zł BRUTTO / 60 mc | 801 zł BRUTTO |
| Koszty ukryte (koszty stałe) | 8,140 zł BRUTTO | |
| Koszty incydentalne | 1000 zł BRUTTO | |
| Koszty alternatywne | 5250 zł BRUTTO | |
| Koszty aranżacji i remontu | 200,000 zł BRUTTO / 60 mc | 3,333 zł BRUTTO |
| SUMA | 27,749 zł BRUTTO / miesiąc |
Wnioski?
Łączny koszt najmu nieumeblowanego biura w Łodzi, powiększony o koszty ukryte, wynosi 27,749 zł brutto – co wielokrotnie przekracza cenę najmu podaną w ogłoszeniu. Dlatego też nie warto się nią sugerować.
Jak zaoszczędzić na wynajmie biura w Łodzi?
Źródło: https://cospot.pl/
Alternatywą dla tradycyjnego biura w Łodzi są od niedawna biura serwisowane – w pełni wyposażone przestrzenie coworkingowe i prywatne biura z obsługą.
Przykładem takiego rozwiązania jest CoSpot na Zachodniej 70 (kilka minut pieszo od Piotrkowskiej oraz Manufaktury).
Choć z pozoru biura serwisowane mogą wydawać się droższym rozwiązaniem (patrząc na cenę najmu) – biorąc pod uwagę brak kosztów ukrytych są jednak tańsze od tradycyjnego biura. W cenę najmu biura serwisowanego wliczone są już wszystkie media, wyposażenie, sprzęty i artykuły biurowe, drukarki, wysokiej klasy wystrój, sprzątanie, remonty i utrzymanie biura, a także obsługa office managera, concierge i eventy integracyjne.
Dużym plusem takiego biura jest ponadto elastyczny systemem najmu „od biurka”- dzięki czemu możemy dowolnie zwiększać (lub zmniejszać) liczbę pracowników, bez konieczności zmiany siedziby (co przy tradycyjnym biurze wiązałoby się z dużymi kosztami wczesnego rozwiązania umowy i wzrostem kosztów amortyzacji).
Sprawdźmy, ile kosztuje wynajem biura serwisowanego dla 20-osobowego zespołu w Łodzi.
Przy cenie 770 zł NETTO (947 zł BRUTTO) od pracownika, koszt najmu biura serwisowanego w Łodzi dla 20 osób to 15,400 zł netto (18,940 zł BRUTTO).
Po analizie wszystkich kosztów okazało się, że biuro serwisowane jednak się opłaca.
Dodatkowe korzyści skali biura serwisowanego:
Biorąc pod uwagę skalę biur serwisowanych (np. CoSpot ma 4500 mkw powierzchni tylko w jednym budynku!) – zarządzanie takim biurem jest dużo bardziej efektywne niż małymi biurami. Dlatego biura serwisowane mogą zaoferować najemcom wyposażenie najwyższej jakości, świetny design i wiele dodatkowych usług w cenie najmu:
- Cena najmu obejmuje wszystkie koszty: brak kosztów ukrytych
- Wszystkie media i Internet w cenie
- Elastyczna umowa z 1-miesięcznym okresem wypowiedzenia
- Model płatności „od biurka”, nie od powierzchni
- Wyposażenie najwyższej jakości: ergonomiczne meble biurowe, w pełni wyposażona kuchnia z lodówkami, mikrofalówką, zmywarką, wysokiej klasy ekspresem do kawy
- Elegancki wystrój wnętrz
- Uzupełnianie zapasów kawy, wody, tonera, papieru, artykułów higienicznych w cenie najmu
- Codzienne sprzątanie przez firmę sprzątającą
- Usuwanie wszelkich awarii i usterek przez zarządcę nieruchomości
- Obsługa office managera, recepcja i concierge
- Dostęp do 9 dodatkowych sal konferencyjnych w cenie najmu
- Drukowanie w cenie najmu (ryczałt)
- Eventy integracyjne oraz networking z innymi firmami i przedsiębiorcami w częściach wspólnych
- Dodatkowe usługi cateringowe i pocztowe
- Bezpieczeństwo: monitoring, ochrona i ubezpieczenie w cenie najmu
Podsumowanie
Uwzględniając wszystkie koszty ukryte tradycyjnego biura – biuro serwisowane jest bardziej korzystne finansowo od tradycyjnego biura. Ponadto niesie ze sobą wiele dodatkowych korzyści skali, które nie opłacałyby się pojedynczemu najemcy przy aranżowaniu własnego biura w Łodzi.
Poproś o konsultację.
W ciągu 24 godzin skontaktuje się z Tobą nasz ekspert