Доба має незмінні 24 години, тоді як кількість обов’язків постійно зростає. Не дивно: що більше завдань з’являється, то гостріше ми відчуваємо брак часу.
«Спираючись на визначення Л. Й. Зайверта, “тайм-менеджмент – це послідовне й цілеспрямоване застосування на практиці перевірених методів роботи таким чином, щоб управління собою та власним оточенням відбувалося легко, а наявний час використовувався раціонально й оптимально”».
Ефективний розподіл часу — це навичка, яку можна опанувати та перетворити на корисну щоденну звичку. «Під час робочого дня вистачає подразників, які заважають тривалому фокусу: несподівані телефонні дзвінки, вуличний шум чи надто гучні розмови колег в одному приміщенні крадуть дорогоцінні хвилини й вибивають із робочого ритму. Пам’ятаючи, що усунути абсолютно всі зовнішні чинники неможливо, варто зосередитися на тих, на які ми реально можемо вплинути».
Що допоможе оптимізувати робочий час
Встановіть ліміти на соцмережі (Facebook, Instagram тощо). Перегляд стрічки за робочим комп’ютером створює оманливе враження зайнятості, хоча насправді безцільне гортання новин з’їдає час, призначений для виконання прямих посадових обов’язків.
Позбудьтеся безладу на столі та в комп’ютері: впорядкований простір напряму прискорює робочі процеси. Коли файли на робочому столі розкладені по структурованих папках, а папери – по підписаних органайзерах, потрібна інформація знаходиться за лічені секунди.
Перевірені техніки тайм-менеджменту
1. ЗОЛОТА ГОДИНА
«Прокидайтеся на годину раніше за домашніх або приходьте до офісу за годину до початку загального робочого дня. Це 60 хвилин, протягом яких вас ніхто не потурбує і ви належатимете тільки собі. Присвятіть цей час найважливішим завданням або справам, на які зазвичай бракує ресурсу вдень. Зробіть це щоденним ритуалом, щоб поліпшити настрій на продуктивний ритм. За схожим принципом таку годину спокою можна виділити собі й увечері».
2. ТЕХНІКА POMODORO
«Метод побудований на роботі за фіксованими часовими інтервалами. У класичному варіанті це 25-хвилинні спринти сфокусованої праці, між якими робляться 5-хвилинні паузи на перепочинок.
Якщо завдання вдалося закрити раніше, ніж спливуть 25 хвилин, викреслюйте його зі списку та після короткої паузи беріться за наступне. Після кожних 4 повних циклів обов’язково робіть тривалу перерву на 20–30 хвилин.
Фундамент цієї техніки – абсолютна концентрація на поточному завданні без будь-яких відволікань. Відрізок у 25 хвилин є базовим орієнтиром, тривалість інтервалу можна адаптувати під власні біоритми».
3. МЕТОДОЛОГІЯ SMART
Концепція постановки цілей за схемою SMART відома майже кожному. Вона залишається базовим інструментом планування завдань і досягнення результатів, без якого неможливо вибудувати якісний тайм-менеджмент. Метод допомагає сформулювати образ очікуваного результату так, щоб шлях до його реалізації був максимально прозорим і зрозумілим.
Згідно з принципами SMART, мета має бути:
S (Specific) — конкретною та чітко окресленою;
M (Measurable) — вимірюваною у зрозумілих показниках;
A (Ambitious / Achievable) — амбітною, такою, що стимулює до дії;
R (Realistic) — досяжною та реалістичною з огляду на ресурси;
T (Timely) — обмеженою конкретними часовими рамками.
Чітко сформульована мета суттєво спрощує планування та подальше виконання задач.
4. СПИСКИ СПРАВ
«Складайте контекстні списки та групуйте завдання за окремими проєктами; якщо справ небагато, достатньо вести класичний перелік “To-Do”.
Розділяйте різні типи інформації (окремо завдання, окремо нотатки та робочі файли). Ведення структурованих списків гарантує, що жодна важлива деталь не загубиться, і повертає відчуття контролю над ситуацією. А викреслювання виконаних пунктів приносить психологічне задоволення та заряджає мотивацією рухатися далі».
5. ПРАВИЛО 2 ХВИЛИН
«Під час щоденного планування або безпосередньої роботи у ваш розклад постійно потрапляють нові вхідні сигнали: короткі листи, дрібні питання, термінові запити. Частина з них вимагає ґрунтовного занурення, але деякі можна вирішити майже миттєво.
Правило 2 хвилин говорить: якщо виконання задачі забирає менше двох хвилин – зробіть її негайно. Крапка. Завдяки цьому ви не захаращуєте список справ мікрозавданнями й не витрачаєте зайвий час на їхній запис та перенесення в календарі».
Джерела:
http://hrpress.pl/artykuly/organizacja-pracy-10-wskazowek-efektywnie-zarzadzac-pracy/
https://inewi.pl/Blog/organizacja-pracy-jak-efektywnie-zarzadzac-czasem-w-pracy-
