Порядок в офісі чи творчий безлад?
Не має значення, працюєте ви в невеликій компанії чи в міжнародній корпорації, орендуєте персональний кабінет чи робоче місце в коворкінгу, щодня приймаєте клієнтів чи зазвичай перебуваєте наодинці. Стан вашого робочого місця є безпосереднім відображенням вашого підходу до справ. Можливо, цей матеріал спонукає вас уважніше придивитися до оточення, у якому ви працюєте, та замислитися, чи сприяє воно щоденній ефективності, чи навпаки – створює зайві перешкоди.
Безлад в офісі – це втрачений час?
Згідно з дослідженнями Konica Minolta, офісні працівники щороку втрачають близько шістдесяти п’яти робочих годин лише на пошуки предметів, необхідних для виконання поточних обов’язків. Серед опитаних шістдесят шість відсотків зізналися, що регулярно марнують час, розшукуючи папери, які мали б лежати під рукою на столі. Водночас п’ятдесят шість відсотків респондентів назвали головною причиною зниження власної продуктивності труднощі з пошуком файлів і документів у комп’ютері.
Чи надихає ваш офіс на роботу?
Чи не нагадує ваш типовий ранок таку картину: сповнений сил та усміхнений, ви заходите до кабінету з чашкою запашної кави, у голові щойно народилася чудова ідея, яку хочеться негайно зафіксувати, і раптом перед очима відкривається краєвид із нерозібраних документів, хаотичних рахунків за минулий місяць та пари брудних горнят з учорашнього дня, а ви в паніці намагаєтеся згадати, де подівся записник чи хоча б ручка. Навряд чи після такого старту творчий запал залишиться на попередньому рівні.
Контрольований хаос?
Дехто заперечить, що безлад їм не заважає, що все перебуває під контролем або на прибирання просто немає часу через нескінченні зустрічі. Проте ситуація суттєво ускладнюється, якщо ви працюєте не самі. Ваша пристрасть до творчого безладу може відверто заважати колегам, а повага та взаєморозуміння в колективі мають фундаментальне значення, особливо якщо для інших порядок є принциповим питанням.
Як Вас бачать, так і оцінюють Вашу роботу
Замисліться, яке враження складе потенційний клієнт, коли побачить хаос навколо вас. Навіть відчуваючи щирий інтерес до ваших послуг чи продукту, він може засумніватися: а що, як проєктами, командою та фінансами ви керуєте так само хаотично, як і власним робочим столом?
Заплющте очі: чи знаєте ви, де що лежить?
Найімовірніше, ні, але не хвилюйтеся – більшість людей погано орієнтується в речах, якими не користується щодня. А тепер уявіть, що ви пішли у відпустку, ваші обов’язки тимчасово перейняла колега, і вам доводиться телефоном пояснювати їй, як у надрах вашого столу розшукати термінові документи клієнта.
Сервісний офіс як практичне рішення
Можливо, вам пощастило працювати в сервісному офісі з професійним клінінгом, проте навіть там варто дбати про щоденний вигляд простору. Стан робочого місця формує репутацію всього простору, особливо коли офісні приміщення відокремлені прозорими скляними перегородками. Адміністратор, демонструючи локацію потенційному клієнту, навряд чи зможе приховати гору безладу за склом, яка неодмінно зіпсує загальне враження.
Як організувати порядок у робочому просторі?
Кілька простих порад, як навести порядок в офісі:
- архівуйте документи, складайте їх у відповідні папки та сегрегатори (бажано з підписом), користуйтеся органайзерами та додатковими полицями.
- оцифровуйте документи, наскільки це можливо, і наведіть порядок на робочому столі свого комп’ютера.
- тримай на столі лише найнеобхідніші речі (тобто комп’ютер, телефон, блокнот, набір для письма). Квіти, фотографії близьких, листівки з відпустки — це приємний акцент, але не переборщуй з їхньою кількістю. Пам’ятай, що такі дрібнички привертають твою увагу й відволікають.
- завершуйте робочий день, прибираючи офіс,
- також пам’ятайте про певні правила поведінки у спільних приміщеннях: звичайно, є люди, які відповідають за підтримання там чистоти, але іноді дрібні жести, такі як віднесення чашки після кави до посудомийної машини, дозволять іншим вільно та безпечно користуватися цією зоною.
https://www.forbes.pl/kariera/metoda-5s-w-biurze-japonskie-sposoby-na-porzadek-i-efektywnosc/y58bzkr
