Організатори конференцій, тренінгів, виставок чи симпозіумів регулярно стикаються з дилемою, який саме конференц-зал виправдає очікування учасників і спікерів. Вибір на ринку дійсно чималий. Окрім технічного оснащення, ключовими факторами залишаються локація, кількість запрошених гостей, наявність номерного фонду для ночівлі, кейтеринг і, безперечно, запланований бюджет. Чим саме керуватися під час пошуку та яким критеріям має відповідати ідеальний простір?
Велика конференц-зала чи кілька менших?
Конференц-центри при готельних комплексах нерідко пропонують зали місткістю до трьохсот осіб. Схожі можливості мають і кінозали, проте варіанти розсадки там суттєво обмежені. Менші за форматом конференц-центри також здатні прийняти значну аудиторію, але в такому разі учасників часто доводиться ділити на групи й розміщувати в кількох сусідніх приміщеннях. Для одних форматів це критичний мінус, тоді як для інших – вагома перевага. Наприклад, якщо мова йде про навчання, де базовий рівень підготовки гостей різниться, поділ на паралельні потоки стає найефективнішим рішенням.
Чи має значення тривалість події?
Для багатоденних заходів конференц-зали з власною готельною базою є набагато комфортнішими. Додатковим плюсом стане наявність ресторану, SPA-зони чи інших розваг безпосередньо в будівлі. Якщо ділова програма завершується банкетом або корпоративною вечіркою, доречно обрати локацію з банкетним залом чи клубом. З іншого боку, офісні ділові простори також співпрацюють із готелями-партнерами та нерідко пропонують вигідні тарифи на проживання. Щоправда, тут постає питання логістики учасників, особливо в незнайомому для них місті. У великому мегаполісі громадський транспорт закриває більшість потреб, а от під час виїзду за місто організаторам доведеться забезпечити трансфер, що відчутно збільшує витрати.
Наскільки важливе географічне розташування?
Центр міста, гори чи морське узбережжя – відповідь залежить виключно від масштабу та цілей події. Потрібно заздалегідь зважити, чи передбачена лише суто ділова програма, чи знадобиться рекреаційний майданчик для тімбілдингу на свіжому повітрі або кулінарного майстер-класу на природі. Слід пам’ятати, що до об’єктів у великому місті значно простіше дістатися в будь-яку пору року. Для міжнародних подій пріоритетом стає швидке сполучення з аеропортом і готелями. Дорога до заміських локацій посеред лісу, особливо взимку, може виявитися складною, а спокійна атмосфера часто межує зі слабким мобільним зв’язком. Окремо варто уточнити питання паркінгу:
- чи знаходиться поблизу будівлі
- яка кількість місць
- скільки становить додаткова плата
Оснащення та технічне забезпечення простору
Сучасний мінімалізм чи строгий корпоративний стиль інтер’єру обирають залежно від концепції заходу. Проте незалежно від формату зала має гарантувати гостям комфорт і продуктивність. Плануючи подію, завжди уточнюйте, яке обладнання входить у вартість оренди, а за що доведеться доплачувати окремо. Якісний простір повинен мати:
- доступ до Інтернету; тут варто звернути увагу на тип підключення
- фліпчарти з маркерами
- екрани
- проєктори
- проєктори
- аудіовізуальну систему
- комплекти кабелів HDMI та перехідників для техніки Apple
- кондиціонування
- освітлення; також досить важливим є доступ до денного світла
- доступ до принтера, сканера тощо
- Велику роль відіграють ергономічні меблі, зокрема столи з регулюванням висоти. Дедалі частіше майданчики пропонують системи синхронного перекладу чи ноутбуки для учасників. Деякі простори інтегрують інтерактивні інструменти нового покоління – голографічні куби, мультимедійні туманні екрани, безшовні відеостіни та сенсорні поверхні.
- Хочеш побачити, як ми робимо це в Co:spot? Маєш запитання?
Додатковий сервіс під час події
Обираючи навчальний чи діловий простір, варто поцікавитися супутніми послугами, такими як кава-брейки та кейтеринг. Під час подій на повний день гостям обов’язково потрібні гарячі напої та повноцінне харчування. Більшість сучасних ділових центрів мають продумане кейтерингове меню навіть без власного ресторану. Можна обрати разовий формат кавової паузи або повноцінний супровід протягом усього дня з регулярним оновленням частувань. Стандартом є наявність гарячих і холодних напоїв, свіжих фруктів, солоних і солодких перекусів, а також комплексних обідів.
Бронювання та командний супровід
Успіх заходу формують люди, які його обслуговують. Їхня роль помітна від моменту першого дзвінка до завершення події. Досвідчений технічний спеціаліст або клінінгова служба незамінні у форс-мажорних обставинах, коли потрібно оперативно замінити кабель, змінити схему розсадки чи прибрати пролиту каву. Не менш цінною є підтримка івент-менеджера майданчика. Персональний куратор, який веде замовника від початку до кінця, швидко реагує на побажання та контролює готовність залу, стає головною запорукою спокою організатора. Такий рівень сервісу формує довгострокову довіру до локації.
Перше враження
Майданчик, де проходить ваш захід, безпосередньо впливає на ділову репутацію компанії. За можливості завжди оглядайте локацію особисто перед внесенням передоплати, адже фотографії на сайті не завжди передають реальний стан речей. Лише на місці можна перевірити акуратність інтер’єру, чистоту, свіжість повітря, справність меблів і якість санвузлів, а також переконатися у відсутності бар’єрів для людей з інвалідністю. Крім того, ви зможете обговорити можливість додаткового провітрювання, озонування чи налаштування освітлення. Кожна конференція – це презентація вашого бізнесу перед партнерами, тому локація має не просто виконувати технічну роль, а й підкреслювати високий статус вашого бренду.
