Kasia Kozłowska, 24 września 2020
Jakie są najlepsze pomysły na usprawnienie pracy w firmie?
METODY SYSTEMATYZACJI PRACY
Jest wiele możliwości usprawnienia pracy w biurze. Dla tego typu efektywności opracowano różne sposoby współpracy oraz zarządzania zespołem.
Metoda KAIZEN sprawia, że pracownicy czują się zachęceni do przedstawiania nowych pomysłów, które mogłyby usprawnić pracę w firmie.
Kolejną metodą jest P-D-C-A, która zakłada polepszanie współpracy między kierownikiem, a zespołem. Polega ona na ciągłym usprawnianiu systemów regulujących pracę oraz systematyzacji procedur. Zmiany wprowadza się tu czterostopniowo w oparciu o schemat „zaplanuj-wykonaj-sprawdź-działaj”. Warto również analizować efekty wykonanych prób wdrażania różnych pomysłów.
Diagram Ishikawy, inaczej zwany „diagramem rybich ości”, polega na znalezieniu błędu i szukaniu jego przyczyny. Wówczas możemy określić wszystkie czynniki, które miały wpływ na niepowodzenie. W tego typu analizie powinno wziąć udział jak najwięcej osób z firmy, ponieważ daje ona wtedy bardziej wymierny wynik i pokazuje dużo punktów widzenia.
Diagram Pareto to wykres słupkowy, który przedstawia częstotliwość pojawiania się poszczególnych problemów.
Kolejną techniką jest Poka-Yoke, którą inaczej tłumaczy się jako „błędoodporność”. Przypomina nam o różnych rzeczach, żebyśmy mogli uniknąć drobnych błędów.
JASNA I KLAROWNA KOMUNIKACJA USPRAWNIA DZIAŁANIE FIRMY
Ważne jest to, żeby wszyscy pracownicy jasno znali swoje obowiązki i cele firmy, ponieważ to jest podstawą ich motywacji do pracy. Kierownictwo powinno jasno i przejrzyście komunikować pracownikom swoje oczekiwania oraz objaśniać zadania, dzięki którym firma się rozwinie. Wszelkiego rodzaju nieporozumienia oraz błędy w komunikacji owocują spadkiem motywacji i efektywności pracowników.
INTEGRACJA TO WAŻNY CZYNNIK SPRAWNEJ PRACY ORGANIZACJI
Warto aby wszyscy członkowie organizacji się znali lub przynajmniej otrzymali sygnał do kogo mają się zwracać z danym problemem. W tym celu można przedstawić wszystkich pracowników np. na stronie internetowej umieszczając tam ich zdjęcia oraz krótki opis stanowiska lub organizując imprezy integracyjne na różnych szczeblach. Pracownicy firmy powinni tworzyć swego rodzaju społeczność, która jest dobrze skomunikowana oraz zintegrowana. Ułatwi to codzienny kontakt i współpracę, a także pozwoli poznać sposoby porozumiewania się członków załogi i wypracować odpowiedni model komunikacji.
DOCENIONY PRACOWNIK TO EFEKTYWNY PRACOWNIK
Zespół powinien stale przekazywać sobie sukcesy oraz pozytywne informacje, ponieważ takie sytuacje motywują innych do osiągania lepszych wyników, dodatkowo jest to znak, że firma jest stabilna i dobrze prosperuje.
Komunikacja między członkami grupy sprawia, że nie ma w niej niepotrzebnych spięć oraz nieporozumień związanych z wykonywanymi obowiązkami. Jest to świetny przykład na to, że zespół powinien być dobrze zintegrowany. Sposobem na efektywną integrację mogą być np. wspólne śniadania czy spotkania po pracy.
ODPOWIEDNI PODZIAŁ OBOWIĄZKÓW TO POMYSŁ NA USPRAWNIENIE PRACY W BIURZE
Bardzo ważne w podziale obowiązków jest rozróżnienie ich na pilne i mniej ważne. Pracownik powinien poświęcać jak najmniej czasu na rzeczy, które nie przynoszą firmie żadnych korzyści. Ważnym elementem jest też odpowiednie zautomatyzowanie instytucji, po to aby pracownicy mogli zrobić więcej w krótszym czasie.
Dobrym sposobem usystematyzowania pracy jest też organizowanie krótkich odpraw przed jej rozpoczęciem, na których przedstawione zostaną priorytety danego dnia.
Poproś o konsultację.
W ciągu 24 godzin skontaktuje się z Tobą nasz ekspert