Co:Spot, 24 marca 2021

Usługi coworkingowe: dlaczego CoSpot jako rozwiązanie biurowe jest tańsze od tradycyjnego najmu: przykład i wyliczenia

CoSpot jako rozwiązanie biurowe - jak obliczyć różnicę między biurem serwisowanym a standardowym?

CoSpot i jego rozwiązania biurowe są tańsze od tradycyjnego biura. Ten artykuł w głębokim detalu pozwala najbardziej analitycznym decydentom zrozumieć dlaczego.

Widać to na prostej ilustracji po lewej stronie. Wykres pokazuje po lewej stronie 3 kolumny, których wysokość to miesięczny koszt abonamentu (na niebiesko) – kropkowany słupek to oszczędność w porównaniu do biura o tym samym standardzie dla 3 różnych opcji CoSpotu (biuro coworking, dedykowane i prywatne). Po prawej stronie widać całkowite koszty 3 różnych opcji wynajęcia, wyposażenia i obsługi tradycyjnego biura.

Ilustracja jest dla biura 10-osobowego. W artykule poruszamy temat tego jak ilość osób wpływa na średnie koszty – na osobę (tanieją wraz z wielkością biura z powodu ekonomii skali).

Poniżej ilustracja pokazuje tę samą różnicę dla biura 5-10 oraz 20-osobowego. Widać tam, że CoSpot jest tym bardziej opłacalny, im mniejsze biuro. Jednak w każdym przypadku koszty CoSpotu są niższe, niż całkowite koszty biura w tym samym standardzie. Często nawet w zdecydowanie niższym standardzie.

Chcesz zobaczyć jak robimy to w CoSpot? Masz pytania?

Aby porównać biuro tradycyjne należy zrozumieć co składa się na koszty najmu. W artykule przedstawiamy podział kosztów najmu od oczywistych po ukryte, które księgowo chowają się na kontach i nie przypisuje się ich do „wynajmu” biura. Porównujemy trzy warianty od najtańszego, gdzie biuro jest daleko od centrum, aż po luksusowy – odpowiednik jakości biurowej CoSpot. W tym artykule przyjęliśmy bardzo konserwatywną zasadę liczenia kosztów. CoSpot to tańsze rozwiązanie od tradycyjnego biura, nawet jeśli policzymy koszty najmu klasycznego w bardzo niskiej cenie, to CoSpot wychodzi dużo taniej. Odpowiadamy na pytanie w jaki sposób CoSpot może być taki tani i gdzie jest 'kruczek’? Wynajem lokalu biurowego jest podobny do wyboru samochodu. Na rynku jest dużo marek aut, które można podzielić na modele i każdy model ma inne specyfikacje. Różnica pomiędzy platformą CoSpot, a typowym biurem jest jak jazda z szoferem. Jazda własnym autem, które trzeba kupić, ale też serwisować i prowadzić nie mogąc pracować w spokoju lub poczatować na Facebooku. Ważne jest w takim razie aby porównywać tego samego typu auto. W pierwszej opcji prowadzi, serwisuje i obsługuje je szofer, a w drugiej właściciel/kierowca ponosi wszystkie koszty. Każdy z tych elementów ma również swoją skalę, cenę minimalną i maksymalną. Tak jak z wyposażeniem auta, tapicerka może być z materiału, eko-skóry lub ze skóry. To komplikuje możliwość porównania kosztów całościowych.

Aby obliczyć całkowity koszt najmu tradycyjnego, zostały przyjęte 3 propozycje:

Wersja obliczeniowa 'Najtaniej’ – wynajmę biuro w Łodzi

Opcja ta sumuje pozycje kosztowe po niskich wartościach rynkowych. Wyliczona dla osób/firm, które często 'oszukują się’, że opłaty nie istnieją, że kosztów alternatywnych nie ma. Dla potrzeb konserwatywnego liczenia założyliśmy, że te koszty 'nie istnieją’.

Koszt wynajmu tradycyjnego biura w Łodzi po najniższych cenach z m2, gdzie właściciel budynku nie nakłada wielu opłat i po części 'dofinansowuje przestrzeń’ – utrzymując niski standard biura klasy B/C.

Koszty wyposażenia kompletnie zminimalizowano (zakładając, że biuro wynajmujemy w stanie saute). Koszt obsługi również zmniejszono – zakładając, że szef/pracownicy zajmują się obsługą biura. Robią to podczas swoich normalnych obowiązków, a ich koszt alternatywny jest bardzo niski albo zerowy.

Wersja obliczeniowa 'Średnio’ – wynajmę biuro w Łodzi

Jest to średnia opcja, która szacuje koszty biura klasy B w Łodzi, realistyczne koszty wyposażenia, jak i koszty obsługi. Opcja jest zbliżona do najtańszej, gdyż średnia firma wynajmująca biuro w Łodzi dąży do tego aby zapłacić 'jak najmniej’. Jednak do tej kalkulacji nie „oszukiwaliśmy się”, że koszty nie istnieją i doliczyliśmy je.
Jest to wersja znacząco poniżej standardu CoSpotu.

Wersja obliczeniowa 'Luksusowo’ – wynajmę biuro w Łodzi

Wersja luksusowa bierze pod uwagę wysokiej jakości, biuro w standardzie CoSpotu.

Składowe kosztów najmu ‘tradycyjnego’

Podstawowy koszt wynajęcia powierzchni

Koszt wynajęcia powierzchni tradycyjnej w Łodzi czy innych miastach liczy się w m2. Przeważnie przyjmuje się 10 m2/osobę, wliczając ciągi komunikacji, średnią ilość powierzchni wspólnej itd. Cena najmu różni się znacząco od lokalizacji, klasy powierzchni, długości podpisanej umowy najmu. Dla różnych wersji przyjmuje się różne wartości od klasy B/C do klasy A w Łodzi. Są to średnie i każda z nich podlega swoim wahaniom i rozkładom statystycznym z szacowanym odchyleniem standardowym dla danej klasy i typu powierzchni poniżej 4 pln/m2 oznaczając, że czynsze są raczej stabilne i nie ma na rynku super ofert, a jedynie oferty, które różnią się parametrami.

Czynsz podstawowy

Podstawowy składnik wynajmu to czynsz. Opłata ta często ma pokryć koszty kredytowe budowy nieruchomości oraz jej amortyzacji, które są dla inwestora/właściciela. Czynsz waha się od 20pln/m2 – 14 eur/m2.

Czynnik powierzchni wspólnej

W większości przypadków powierzchnia zajmowana nie jest równomierna do powierzchni przydzielonej do lokalu. Dzieje się tak z powodu szerokich ciągów komunikacyjnych, klatek schodowych, korytarzy, łazienek, poczekalni, recepcji budynku itd. Te powierzchnie również utrzymuje i finansuje właściciel. Z tego powodu do wyliczenia powierzchni wynajmowanej w najmie tradycyjnym dolicza się powierzchnię wspólną poprzez wskaźnik wyrażany w % powierzchni wynajmowanej bezpośrednio przez firmę/osobę. Czynnik waha się od 10-40% w zależności od budynku i sposobu naliczania przez administrację budynku.

Service charge

Opłata, która pokrywa koszty zarządzanie nieruchomością. W koszty te często wchodzi lokalny podatek od nieruchomości, który dla Łodzi w 2021 dla lokali użytkowych to 2.07pln. Do tej opłaty dochodzą koszty administracji budynkiem, oświetlenia powierzchni na zewnątrz budynku, prac gospodarczych na zewnątrz budynku, utrzymanie zieleni/odśnieżanie. W sumie opłaty service charge wahają się od 4-8zł/m2

Media

Koszty mediów dla każdego są znane z mieszkalnictwa. Niestety ciepło, gaz, woda, prąd, ścieki, śmieci i inne opłaty rosną z roku na rok. Wynajmujący musi liczyć się z tymi kosztami. Często wartości przyjmowane za media to 8-15pln/m2 plus licznik energii elektrycznej.

Koszt niewykorzystanej powierzchni

Większość przedsiębiorców jest pewna siebie i uważa, że idealnie dopasują swoje biuro do potrzeb, jednak rzeczywistość bywa inna. Jeśli firma żyje, rozwija się, zmieniają się preferencje to powierzchnia będzie bardziej wykorzystywana. Ten czynnik waha się od 10-30%. Na naszym blogu znajdziecie artykuł, który ilustruje z czego bierze się koszt braku elastyczności w powierzchni wynajmowanej i jak firmy korzystające z CoSpota go zoptymalizowały.

Wyposażenie biura do wynajęcia

To jak wyposażyć biuro może być kwestią wielu dyskusji, prac i porad. Jego koszt obliczamy na podstawie budżetu przeznaczonego na wyposażenie z dodaniem kosztów amortyzacji sprzętów, mebli i wykończenia. Długość amortyzacji będzie wpływała na koszt przydzielany w skali miesięcznej. W naszych założeniach przyjęliśmy amortyzację równą 5 lat – długością leasingów oferowanych przez banki, zakładając bardzo konserwatywnie zerowe koszty finansowania – tak jakby firma finansowała te zakupy ze środków własnych i ich kosztem był koszt alternatywny lokat w PKO czy mBanku (0.1%/rok oraz 0.01%/ rok).

Meble

Biuro można wyposażyć w meble od najtańszych plastików z Ikei po mahoniowe meble. W naszym przypadku w najtańszej wersji wybraliśmy meble 'plastikowe’ z Ikei – są właściciele firm, którzy w ogóle nie zwracają uwagi na jakość mebli, z których korzystają pracownicy. W opcji luksusowej nie braliśmy pod uwagę mahoniu, ale ergonomiczne wyposażenie biura z wygodnymi krzesłami biurowymi, jak i podwyższanymi biurkami.

Wykończenie

Podobnie jak przy meblach, są biura, które nie zainwestowały nawet złotówki w malowanie czy wykończenie. Nie wisi tam żaden obraz, rama, żaluzja i nie stoi roślinka. Dlatego dla wersji najtańszej ten koszt został oszacowany jako zero. Dla wersji średniej i luksusowej przyjmuje się 100-500zł/m2 z odpowiednią amortyzacją aby obliczyć koszty w skali miesiąca.

Wyposażenie

Biuro aby mogło funkcjonować poprawnie powinno mieć podstawowe wyposażenie, nawet jeśli jest to najtańsza drukarka kupiona od zamykającego się biura na OLX. Można również wyposażyć biuro w sieć IT, wentylację, klimatyzację, maszynę do kawy, sprzęt audio-video do sali konferencyjnych lub kuchnię. Wartości przyjęte zostały od 1000pln za biuro w wersji najtańszej, 10 tysięcy w wersji średniej po 100tys. w wersji luksusowej.

Koszt obsługi standardowego biura wynajmowanego w Łodzi

Biuro samo się nie obsłuży/posprząta. Może to robić w czasie wolnym właściciel lub inny pracownik, ale koszty są – nawet jeśli są one alternatywne. Należy je liczyć: w wersji najtańszej zostały one zminimalizowane do absolutnego minimum. W wersji średniej i luksusowej te koszty są bardziej zbliżone do tego co faktycznie dzieje się w biurach. Jednak wiele firm lubi „udawać”, że tych kosztów nie ma. Są często przypisywane do innych kont księgowych i rzadko porównywane/kategoryzowane wspólnie z kosztami najmu.

Air condition – klimatyzacja w biurze

Dla wersji najtańszej ten koszt jest zerowy. Dla wersji średniej i luksusowej te koszty są 500-1000pln/msc. Głównie są związane z energią elektryczną potrzebną do obsługi maszyn, okazjonalnego przeglądu, odgrzybiania instalacji, napraw, prób szczelności i innych potrzebnych działań aby klimatyzacja działała poprawnie i nie rozpylała bakterii wśród użytkowników biura.

Sprzątanie biura

Koszty sprzątania biura zależą od stanu w jakim biuro jest utrzymywane. W zależności od wersji najtańszej do luksusowej przyjmuje się mniej, niż godzina tygodniowo na sprzątanie biura 6-osobowego, 1.5h lub 3 h. Stawki godzinowe przyjęto jako najniższe jakie są na rynku 20pln/h.

Drukowanie

W dobie digitalizacji ten koszt nie jest wysoki, jednak istnieje. Serwisy drukarek, tusze, papier mają swoją cenę. Jednak aby być bardzo konserwatywnym ten koszt przyjęliśmy bardzo niski – zakładając, że firma drukuje bardzo okazjonalnie, a drukarki w zasadzie nie posiada.

IT – Sieć w biurze

Koszt sieci IT dla wielu może składać się z opłaty abonamentowej w Orange, z którą router, mały switch i urządzenie do Wi-Fi przychodzi w pakiecie. Dlatego aby realistycznie to policzyć w wersji ekonomicznej takie koszty to 50pln/msc. Dla wersji średniej i luksusowej przyjęta jest podstawowa obsługa zapewniająca działanie sieci.

Zarządzanie biurem – office manager i/lub front desk/recepcja/obsługa gości

W wersji ekonomicznej tego kosztu nie wzięliśmy pod uwagę. Biuro nie ma kosztów herbaty, ciastek, kawy, a jego obsługa jest zerowa, ponieważ pracownicy inwestują swoje pieniądze w takie rzeczy jak herbata lub kawa. Do tego koszt obsługi w wersji najtańszej też przyjęliśmy jako zero mimo, że koszt alternatywny istnieje – większość osób poruszających się w wersji 'najtańszej’, nie wie co to znaczy lub co mogą zrobić z wolnym czasem zamiast zarządzać problemami swojego biura czy obsługą front desku. Aby zachować konsekwencje liczenia 'najtańszej’ ta opcja jest zerowa. Dla wersji średniej to jest koszt jednego etatu (koszt pracodawcy wraz z podatkami, ZUSem, PITem, itd.), dla opcji luksusowej są to dwie osoby.

Inne koszty związane z wynajęciem biura

Tych kosztów dla potrzeb liczenia nie wzięliśmy pod uwagę, ponieważ większość przedsiębiorców liczy, że te koszty 'nie istnieją’. Z tego powodu zakładamy, że one faktycznie 'nie istnieją’.

Inne, nieprzewidziane koszty

Czas poświęcony na rozwiązywanie problemów

Większość firm uważa, że nie ma problemów, więc koszt ten powinien być zerowy. Taki właśnie przyjęto w tej kalkulacji porównawczej.

Koszt większej rotacji pracowników/droższej i dłuższej rekrutacji

Bardzo trudny koszt do oszacowania, dlatego dla potrzeb tej ilustracji przyjęliśmy zero.

Koszt organizowania wydarzeń integracyjnych

Większość firm nie organizuje takich wydarzeń. Uważają, że takie eventy są niepotrzebne, więc koszt przyjęty dla każdej z opcji to zero.

Koszt prawników i agentów nieruchomościowych/pośredników

Tak – to jest koszty wymyślony, dlatego w naszych obliczeniach założyliśmy, że go nie ma 😉

W jaki sposób CoSpot jako rozwiązanie biurowe jest w stanie oferować abonament taniej niż wynajęcie biura samemu?

Skala CoSpot jest duża i wiele kosztów rozbija się na większą ilość członków

Efektywne zarządzanie przestrzenią – wykorzystywanie sali konferencyjnych w godzinach, kiedy biura nie funkcjonują, wykorzystywanie salek w weekendy oraz 'po nocach’
Efektywne projektowanie – wybór budynku, który jest bardzo optymalny
W sumie to CoSpot i wiele innych coworkingów nie zarabiają – pomimo hype’u na temat coworkingów. Patrz bankructwa i zamknięcia coworkingów na świecie. Od WeWorka po lokalne coworkingi w miastach polskich.

Inne artykuły w tej tematyce

W poprzednim artykule opisaliśmy jak zaoszczędzić na wynajmie biura: https://cospot.pl/blog/jak-zaoszczedzic-na-wynajmie-biura/. Napisaliśmy też artykuł na temat oszczędności najmu https://cospot.pl/blog/wynajem-biura-w-lodzi-jak-znalezc-idealne-biuro-i-zaoszczedzic/ .

Poproś o konsultację.

W ciągu 24 godzin skontaktuje się z Tobą nasz ekspert