Usługi coworkingowe: dlaczego CoSpot jako rozwiązanie biurowe jest tańsze od tradycyjnego najmu: przykład i wyliczenia

Koszt wynajęcia powierzchni tradycyjnej w Łodzi czy innych miastach liczy się w m2. Przeważnie przyjmuje się 10 m2/osobę, wliczając ciągi komunikacji, średnią ilość powierzchni wspólnej itd. Cena najmu różni się znacząco od lokalizacji, klasy powierzchni, długości podpisanej umowy najmu. Dla różnych wersji przyjmuje się różne wartości od klasy B/C do klasy A w Łodzi. Są to średnie i każda z nich podlega swoim wahaniom i rozkładom statystycznym z szacowanym odchyleniem standardowym dla danej klasy i typu powierzchni poniżej 4 pln/m2 oznaczając, że czynsze są raczej stabilne i nie ma na rynku super ofert, a jedynie oferty, które różnią się parametrami.

Podstawowy składnik wynajmu to czynsz. Opłata ta często ma pokryć koszty kredytowe budowy nieruchomości oraz jej amortyzacji, które są dla inwestora/właściciela. Czynsz waha się od 20pln/m2 – 14 eur/m2.

 

W większości przypadków powierzchnia zajmowana nie jest równomierna do powierzchni przydzielonej do lokalu. Dzieje się tak z powodu szerokich ciągów komunikacyjnych, klatek schodowych, korytarzy, łazienek, poczekalni, recepcji budynku itd. Te powierzchnie również utrzymuje i finansuje właściciel. Z tego powodu do wyliczenia powierzchni wynajmowanej w najmie tradycyjnym dolicza się powierzchnię wspólną poprzez wskaźnik wyrażany w % powierzchni wynajmowanej bezpośrednio przez firmę/osobę.

Czynnik waha się od 10-40% w zależności od budynku i sposobu naliczania przez administrację budynku.

Opłata, która pokrywa koszty zarządzanie nieruchomością.
W koszty te często wchodzi lokalny podatek od nieruchomości, który dla Łodzi w 2021 dla lokali użytkowych to 2.07pln. Do tej opłaty dochodzą koszty administracji budynkiem, oświetlenia powierzchni na zewnątrz budynku, prac gospodarczych na zewnątrz budynku, utrzymanie zieleni/odśnieżanie. W sumie opłaty service charge wahają się od 4-8zł/m2

 

Koszty mediów dla każdego są znane z mieszkalnictwa. Niestety ciepło, gaz, woda, prąd, ścieki, śmieci i inne opłaty rosną z roku na rok. Wynajmujący musi liczyć się z tymi kosztami. Często wartości przyjmowane za media to 8-15pln/m2 plus licznik energii elektrycznej. 

Większość przedsiębiorców jest pewna siebie i uważa, że idealnie dopasują swoje biuro do potrzeb, jednak rzeczywistość bywa inna. Jeśli firma żyje, rozwija się, zmieniają się preferencje to powierzchnia będzie bardziej wykorzystywana.
Ten czynnik waha się od 10-30%.
Na naszym blogu znajdziecie artykuł, który ilustruje z czego bierze się koszt braku elastyczności w powierzchni wynajmowanej i jak firmy korzystające z CoSpota go zoptymalizowały.

 

To jak wyposażyć biuro może być kwestią wielu dyskusji, prac i porad. Jego koszt obliczamy na podstawie budżetu przeznaczonego na wyposażenie z dodaniem kosztów amortyzacji sprzętów, mebli i wykończenia. Długość amortyzacji będzie wpływała na koszt przydzielany w skali miesięcznej.
W naszych założeniach przyjęliśmy amortyzację równą 5 lat –  długością leasingów oferowanych przez banki, zakładając bardzo konserwatywnie zerowe koszty finansowania – tak jakby firma finansowała te zakupy ze środków własnych i ich kosztem był koszt alternatywny lokat w PKO czy mBanku (0.1%/rok oraz 0.01%/ rok).

 

Biuro można wyposażyć w meble od najtańszych plastików z Ikei po mahoniowe meble. W naszym przypadku w najtańszej wersji wybraliśmy meble 'plastikowe’ z Ikei – są właściciele firm, którzy w ogóle nie zwracają uwagi na jakość mebli, z których korzystają pracownicy. W opcji luksusowej nie braliśmy pod uwagę mahoniu, ale ergonomiczne wyposażenie biura z wygodnymi krzesłami biurowymi, jak i podwyższanymi biurkami.  

Podobnie jak przy meblach, są biura, które nie zainwestowały nawet złotówki w malowanie czy wykończenie. Nie wisi tam żaden obraz, rama, żaluzja i nie stoi roślinka. Dlatego dla wersji najtańszej ten koszt został oszacowany jako zero. Dla wersji średniej i luksusowej przyjmuje się 100-500zł/m2 z odpowiednią amortyzacją aby obliczyć koszty w skali miesiąca.

Biuro aby mogło funkcjonować poprawnie powinno mieć podstawowe wyposażenie, nawet jeśli jest to najtańsza drukarka kupiona od zamykającego się biura na OLX. Można również wyposażyć biuro w sieć IT, wentylację, klimatyzację, maszynę do kawy, sprzęt audio-video do sali konferencyjnych lub  kuchnię. Wartości przyjęte zostały od 1000pln za biuro w wersji najtańszej, 10 tysięcy w wersji średniej po 100tys. w wersji luksusowej. 

 

Biuro samo się nie obsłuży/posprząta. Może to robić w czasie wolnym właściciel lub inny pracownik, ale koszty są – nawet jeśli są one alternatywne. Należy je liczyć: w wersji najtańszej zostały one zminimalizowane do absolutnego minimum. W wersji średniej i luksusowej te koszty są bardziej zbliżone do tego co faktycznie dzieje się w biurach. Jednak wiele firm lubi „udawać”, że tych kosztów nie ma. Są często przypisywane do innych kont księgowych i rzadko porównywane/kategoryzowane wspólnie z kosztami najmu.

Dla wersji najtańszej ten koszt jest zerowy. Dla wersji średniej i luksusowej te koszty są 500-1000pln/msc. Głównie są związane z energią elektryczną potrzebną do obsługi maszyn, okazjonalnego przeglądu, odgrzybiania instalacji, napraw, prób szczelności i innych potrzebnych działań aby klimatyzacja działała poprawnie i nie rozpylała bakterii wśród użytkowników biura.

Koszty sprzątania biura zależą od stanu w jakim biuro jest utrzymywane. W zależności od wersji najtańszej do luksusowej przyjmuje się mniej, niż godzina tygodniowo na sprzątanie biura 6-osobowego, 1.5h lub 3 h. Stawki godzinowe przyjęto jako najniższe jakie są na rynku 20pln/h.

W dobie digitalizacji ten koszt nie jest wysoki, jednak istnieje. Serwisy drukarek, tusze, papier mają swoją cenę. Jednak aby być bardzo konserwatywnym ten koszt przyjęliśmy bardzo niski – zakładając, że firma drukuje bardzo okazjonalnie, a drukarki w zasadzie nie posiada.

Koszt sieci IT dla wielu może składać się z opłaty abonamentowej w Orange, z którą router, mały switch i urządzenie do Wi-Fi przychodzi w pakiecie. Dlatego aby realistycznie to policzyć w wersji ekonomicznej takie koszty to 50pln/msc. Dla wersji średniej i luksusowej przyjęta jest podstawowa obsługa zapewniająca działanie sieci. 

 

W wersji ekonomicznej tego kosztu nie wzięliśmy pod uwagę. Biuro nie ma kosztów herbaty, ciastek, kawy, a jego obsługa jest zerowa, ponieważ  pracownicy inwestują swoje pieniądze w takie rzeczy jak herbata lub kawa. Do tego koszt obsługi w wersji najtańszej też przyjęliśmy jako zero mimo, że koszt alternatywny istnieje – większość osób poruszających się w wersji 'najtańszej’, nie wie co to znaczy lub co mogą zrobić z wolnym czasem zamiast zarządzać problemami swojego biura czy obsługą front desku. Aby zachować konsekwencje liczenia 'najtańszej’ ta opcja jest zerowa. Dla wersji średniej to jest koszt jednego etatu (koszt pracodawcy wraz z podatkami, ZUSem, PITem, itd.), dla opcji luksusowej są to dwie osoby.

 

Tych kosztów dla potrzeb liczenia nie wzięliśmy pod uwagę, ponieważ większość przedsiębiorców liczy, że te koszty 'nie istnieją’. Z tego powodu zakładamy, że one faktycznie 'nie istnieją’.

 

W jaki sposób CoSpot jako rozwiązanie biurowe jest w stanie oferować abonament taniej niż wynajęcie biura samemu?

1. Skala CoSpot jest duża i wiele kosztów rozbija się na większą ilość członków